結婚式の規模縮小開催によるペーパーアイテムの準備

新型コロナウイルスの影響により、
やむを得ず結婚式の規模を縮小したり、
開催を2回に分けられる新郎新婦さまが増えています。

そんな中、どうしても結婚式に招くことが出来なくなってしまったゲストの方へのご案内や、
日取りが変わってしまった場合の日程変更のご案内はどうしたら良いのでしょうか。
気になるマナーは、しっかり抑えながら
気遣いが感じ取れる対応方法やペーパーアイテムの準備における
注意点をお伝えします。

 

1｜はじめに

新型コロナウイルスの影響によるペーパーアイテムの準備

まだまだ収束が見えない新型コロナウイルス。
長い時間をかけ準備をかさねてきた「結婚式」という
大切なイベントに対し、先のよめない状況の中で、
たくさんの新郎新婦さまが、大きな決断をしなくてはならず、
おふたりのお気持ちは察するに余りあるものがあり、
favoriもスタッフ一同、大変心を痛めております。

そして「新しい生活様式」の発表後、結婚式の実施に関する
新型コロナウイルス感染拡大防止ガイドラインが新たに策定され
戸惑うかたも、たくさんいらっしゃるかと思います。

favoriが取り扱うアイテムは、
結婚式に関わるほんの一部分に過ぎません。
しかしながら、
少しでもおふたりの不安を取り除き
お役に立てることは無いかと思い、皆様のご意見を伺いながら
何かできないかと日々話し合いを重ねています。

結婚式の延期や中止等のお詫び状などに関しては、
様々なWEBサイトで目にされていらっしゃるかと思いますが、
その中で、favoriではお詫び状も含め、
ペーパーアイテムに関するお悩みのご相談窓口を開設しています。
どうぞお気軽にご相談くださいませ。

favori相談窓口はこちら
【E-mail】info@favori-cloud.com
【TEL】03-6274-8695
【営業時間】 11:00～18:00（土日祝を除く）

新型コロナウイルスに関するQ&Aまとめ（随時更新）はこちら ＞

 

2｜結婚式の規模縮小開催がきまったら

まずはゲストへご連絡！

新郎新婦様と同じように、ゲストの方々も
「結婚式どうなるのだろう」と不安を抱えていらっしゃいます。

結婚式の規模縮小開催や延期や中止が決まった場合、
ゲストに安心していただくためにも
速やかにゲストへお知らせしたほうが良いでしょう。

従来、お詫び状は「封書」で送るのがマナーとなっておりますが、
今回の状況は、過去に経験したことのない前代未聞の事態です。

ゲストの方々も十分状況を理解されています。
最低限のマナーは守りつつ、臨機応変に対応をしましょう。

仲の良い友人などへの連絡方法

招待状の発送前で日時に十分な余裕がある場合は、
封書を送付しましょう。

既に招待状を投函済みだったり、日程に余裕の無い場合は
電話やメール、LINEなどでの報告でも◎

文章の最後に
「日時が差し迫っていたため、LINEでのご連絡になってしまったことをお許しください」
と、一文を付け足されると、より好感が持てるので付け加えましょう。

来賓・上司・会社関係者・目上の方々などへの連絡方法

本来は直接お詫びをするのがベターですが、
人との接触を制限されている今、直接お会いして伝えるよりは
速やかにお電話で丁寧にお詫びをお伝えしたほうが良いでしょう。

結婚式の主催が両家両親の場合は、お相手に応じて
両親がお詫びするのが良いでしょう。
そのうえで、改めて封書（お詫び状）を郵送されるとなお丁寧です。

【電話での報告例】
本来は直接お伺いしてお詫び申し上げるべきところなのですが、取り急ぎお電話で失礼いたします。
また、わたくしたちの為にご予定を調整頂いておりましたのに、誠に申し訳ございません。
後日改めてご案内をお送りさせていただきます。

結婚式に招待する予定、もしくは予定だったゲストの方々は、
おふたりにとって今後も末永くお付き合いしていく大切な方々です。
このような状況下で、やらなくてはならないことが沢山あり、
いっぱいになってしまうと思いますが
最低限のマナーだけ抑えれば、ゲストも理解してくれるはずです。

誰かに相談し、ときには周りに頼りながら
進めていきましょうね。

 

3｜お詫び状の準備

お詫び状とは

『封筒』と『本状』のみのシンプルなものです。
結婚式招待状とは封書の性質が異なります。
以下のポイントに注意して準備を進めましょう。

favori お詫び状 はこちら

結婚式招待状と異なるもの

– 封緘シールは不要
– 返信ハガキは不要（招待状と兼ねる場合は必要な場合も）
– 切手は慶事用でなくてもOK（招待状と兼ねる場合は慶事用）
– ゲストの宛名は、印刷でもOK

お詫び状作成のポイント

1.切手
延期のお詫びと招待状の意味合いを兼ねた案内を出される場合は、
通常の結婚式招待状と同じ作成マナーとなりますので、
慶事用切手のご用意を忘れないようにしましょう。

2.差出人名義
本人名義（新郎新婦名義）で招待状を発送した、または発送予定の場合は、
お詫び状も本人名義（新郎新婦名義）で作成しましょう。

従来は、お詫び状も直接お渡しするのが良いのですが、
今は新型コロナウイルス感染が不安なため接触を避け、すべて郵送で送る方が良さそう。

3.お詫び状文章
招待状発送前か後か、お詫び状と招待状を兼ねるのか、
また延期から再延期になってしまった場合など･･･
状況によって作成する文章は相応に変える必要がありそうです。

【記載する内容】
-出席のご連絡など予定を調整して頂いていたことへのお礼とお詫び
-既に招待状を発送済みの場合、日時が迫ってからのご連絡となってしまったことへのお詫び
-延期日が確定している場合、延期の日時
-延期日が未確定の場合、「改めてお知らせします」という一言を添えましょう

favoriでは、お詫び状の文例をご用意しています
ぜひこちらの文例もご活用ください。

規模縮小の方はこちらの例文や文章の書き方もご活用ください。
結婚式招待状送付後に親族結婚式や規模縮小した場合のお知らせマナー【例文あり】

 

4｜挙式日変更により再度招待状を準備する場合

招待状制作の際に気をつけること

一般的に、結婚式の招待状は、
挙式の約2～3か月前に発送するのが平均的ですが、
発送時期については式場のプランナーさんとよく話し合ってから決めましょう。

式場ではなく、外注業者に印刷まで依頼する場合は、
納品希望日を必ず伝え、
発注前に印刷開始日をいつまで待てるかのご確認もしておくと安心です。
ペーパーアイテムの印刷会社も、通常は受注後、
一定の時期を超えるとキャンセル料が発生する業者がほとんどです。

念のため、キャンセル料がいつの段階からどのくらい発生するのか、
きちんと確認の上ご注文いただくと安心です。
※favoriは、印刷前であれば原則キャンセル料無料となります。（コロナによる延期に限ります）

お詫び状・招待状 納期はこちら

ほとんどのゲストが、おふたりのお祝いごとに、
参加を強く希望されていらっしゃると思います。

ただし、ご不安な思いを抱えていらっしゃる方もいらっしゃいますので、
気持ちよくご出席いただくために、
気遣いのひとことや、付箋を添えるとなお良いでしょう。

favoriではコロナウイルス感染対策付箋を
ご用意しています。

詳しくはこちらもご覧ください。
結婚式招待状に添えるコロナ感染対策のメッセージ（Favoriふせん編）

 

5｜席次表・席札・メニュー表を準備する際の注意点

発注のタイミングに注意！

席次表・席札・メニュー表については、
この時期の準備開始時期は、十分注意が必要です！

従来は、式場の搬入時期が1週間前である式場様も多いため、
お届け時期を挙式の1週間前のお届けを推奨していました。

しかし、現在は少し状況が違います。
コロナウィルスの影響で直前まで様子を伺い参加可否を決定されるゲストや
急遽、参加できなくなってしまったという方も、たくさんいらっしゃいます。

1名、人数が変更になると席順が変更になったり
席次表は全ゲスト分、影響が出てしまうことがあります。
そのため早めに準備することは、かなりのリスクが伴うでしょう。

準備開始のタイミング

【式場へのご依頼の場合】
プランナーさんにお任せしましょう。

【外注業者に依頼される場合】
席札は早めに用意して、
ゲストへのメッセージを書きたい！という新郎新婦さまも多く、
基本的には早めに発注しても問題は少ないでしょう。

席次表、メニュー表については、
最近では式場に直送される新郎新婦さまも多いです。

結婚式当日に間に合えば良いのですから、
以下のことを想定し、まず式場には、挙式日の何日前までに
搬入すれば良いのか再度、確認しましょう。

想定される急な変更

-コロナ感染などによる欠席が直前に起こる可能性
-急激な感染拡大が再び起こった場合（政府の緊急要請が発生する可能性）

招待状と同じく、ほとんどの業者が、
印刷を開始してしまうと、返品が出来なくなります。

あらかじめ何日前までに発注すれば間に合うのか
確認をすることがどこに依頼する場合でも必須となるでしょう。

席次表・席札・メニュー表 納期はこちら

最終確認は一呼吸おいて、入念に。

挙式日直前にゲストの参加人数が変更になったり、
想定外の事が発生したり、本当に何が起こるか分かりません。

そんな時に焦って再注文するよりも、
事前にプランナーや業者に問い合わせることで、状況によっては
再注文分の料金負担が軽くなったり、
一呼吸おいて、注文前に再度確認を行うことで
ケアレスミスによる再再注文などを防ぐ事が出来るでしょう。

結婚式直前の準備は焦ってしまうと思いますが
抱え込まずに、まずは専門に人や周りの人に相談していきましょう。

 

6｜さいごに

結婚式の規模縮小開催によるペーパーアイテムづくりにおいて
favoriでも全力でサポートさせていただいています。

お話を伺うと、前向きに検討される新郎新婦さまも
以前に比べて増えています。

不安な方も、どうか抱え込まずに
favoriに一度ご相談ください。
新型コロナウイルス相談窓口はこちら
【E-mail】info@favori-cloud.com
【TEL】03-6274-8695
【営業時間】 11:00～18:00（土日祝を除く）

また、新郎新婦さまが少しでも明るく、楽しく♪
大切な結婚式準備の期間を過ごせるように
参加型の企画も鋭意検討しています！

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